Welke bestemming past het beste en waarom?

Over mijn inzichten, mijn zoektocht en ervaringen met evenementen als middel om strategische doelen te bereiken, schrijf ik dit jaar. Waarom? Omdat ik met meer dan 30 jaar ervaring in diverse rollen in onze prachtige branche, een enorm arsenaal aan bijeenkomsten voorbij heb zien komen. Sommigen waren geslaagd, andere minder en weer andere ronduit slecht. Regelmatig terugkijken naar deze ervaringen, brachten mij tot nieuwe inzichten en dat inkijkje deel ik met liefde voor het vak. Vanzelfsprekend leidt ook de jaarlijkse 'bijscholing' die ik mijzelf gun, tot verdieping van inzichten. Als kleine zelfstandige maak ik er al 20 jaar tijd en budget voor vrij omdat ik echt geloof in een leven lang leren.

Tekst: Ingrid Rip
 

Als planner of als initiatiefnemer kun je pas echt gericht zoeken naar de juiste bestemming - en dus ook je locatie - als je het gedetailleerde event narratief hebt. Vanzelfsprekend heb je al ideeën, dat gaat vaak vanzelf. Het is belangrijk om dat oordeel even uit te stellen. Om jouw event zo krachtig mogelijk voor de dag te laten komen, kun je de uiteindelijke keuze pas maken als je goed inzicht hebt in voor wie je wat, wanneer en hoe moet organiseren.

Al weer enige tijd geleden sprak ik een hoogleraar die helemaal blij was met een prachtig voorstel dat hij had ontvangen van een bij hem zeer geliefde, historische locatie. Toen ik enthousiast reageerde met de opmerking: "Wat ontzettend gaaf, wat ga je precies doen?", keek hij me aan en vertelde dat hij nog geen programma had ontwikkeld. Hoe dan?! Eerlijk gezegd bleek Covid-19 voor deze bijeenkomst een zegen. Ze moesten uitstellen en hadden meer tijd om te kijken naar het wat, hoe en waarom zodat er ook meer tijd was om de juiste locatie te kiezen.

Link met het thema

Dat die keuze niet lichtzinnig genomen moet worden, staat voor mij als een paal boven water. Natuurlijk zijn mijn ervaringen in mijn werk voor convention bureaus van invloed, maar ik geloof echt dat wanneer je kiest voor een bestemming waar het natuurlijke netwerk een mooie link heeft met het onderwerp of het thema van jouw event, je meer impact kunt creëren dan wanneer je kiest voor een mooie, geschikte locatie. Wat ik hiermee bedoel, is dat congressen of evenementen op gebied van internationaal recht beter in Den Haag passen dan in Rotterdam, waar je juist heen moet voor congressen op het gebied van bijvoorbeeld logistiek of architectuur, om maar even twee voorbeelden te noemen.

De lokale convention bureaus hebben doorgaans een actueel netwerk in en rond de stad om te helpen bij het design, het betrekken van mogelijke stakeholdergroepen of het organiseren van een zogenaamde site-inspectie. Dit is wereldwijd het geval, dus als je beeld hebt van de gewenste ont-wikkeling van (de serie) event(s), kun je eenvoudiger vooruitwerken. De stip aan de horizon is immers wel bekend en daar werk je over een langere tijd naartoe.

Aanpassen aan de actualiteit

Passend bij Design Thinking zul je het ontwerpproces keer op keer moeten doorlopen, de wereld verandert immers snel. Je zult je ontwerp dus iedere editie onder de loep moeten nemen en aan moeten passen aan de actualiteit. Ik herhaal het nog maar eens: wat gisteren goed lukte, is geen garantie voor het succes van morgen. Je blijft continu aanpassingen maken die passend zijn bij de ontwikkelingen in de maatschappij, in het werkgebied en aan de wens van de stakeholders.

Om een voorbeeld te geven. Veel verenigingen in binnen- en buitenland lopen tegen de uitdaging aan dat de jongere generatie in het werkveld niet meer vanzelfsprekend lid wordt van een vereniging en zich ook niet per definitie inschrijft voor congressen (behalve natuurlijk als zij jaarlijks verplichte educatiepunten moeten scoren). Congressen zijn lang niet allemaal tijdig mee ontwikkeld in de wensen en ambities van de jongere professionals. Dit had dus voorkomen kunnen worden, als verenigingen hen als stakeholdergroep hadden geanalyseerd en met hen in gedachten het event hadden vormgegeven.

Hulp van convention bureaus

Als je dan uiteindelijk kunt gaan kijken waar zo'n event plaats kan vinden, ga je op basis van de opgedane kennis op zoek naar steden c.q. regio's met het juiste DNA. De lokale convention bureaus zullen je graag helpen bij het organiseren van locatiebezoeken om te ervaren of de shortlisted bestemmingen en/of locaties daadwerkelijk kunnen bijdragen aan de bijeenkomst die men voor ogen heeft.

Gun jezelf de tijd om de juiste vragen voor te bereiden zodat je op basis van het event-narratief al je vragen beantwoord kunt krijgen en de juiste benodigdheden kunt uitvragen. Dit voorkomt oeverloos heen en weer bellen of mailen om de juiste infor-matie met bijbehorende prijzen op te vragen. Naast dat dit je tijd zal schelen, heb je inzicht in de omvang van je bijeenkomst en bovendien creëer je daarmee een sterkere onderhandelingspositie voor jezelf.