ICP organiseert jubileumevent voor Dutch Flower Group: Bloemen, persoonlijke accenten en een feestelijke sfeer

Fotobooth DFG
 

In 2024 bestaat Dutch Flower Group 25 jaar. Om deze bijzondere mijlpaal te vieren, besloot de organisatie een pitch uit te zetten voor de organisatie van een jubileumevent. ICP deed mee en won, met een tof event op 20 juni in SugarFactory als resultaat.

Fotografie: Meesterwerk Photography

Dutch Flower Group (DFG) is een wereldwijde familie van meer dan dertig gespecialiseerde handelsbedrijven die samen de hele sierteeltketen bedienen. Samen zijn zij leidend in de import, export, handel en marktontwikkeling van snijbloemen, boeketten, planten en decoratief groen. Het familiebedrijf ontstond in 1999 vanuit een fusie tussen de bloemen- en plantenbedrijven OZ Group uit Aalsmeer en Van Duijn Groep uit Naaldwijk. Dit jaar wilde DFG uitgebreid stilstaan bij het 25-jarig bestaan van het bedrijf en zette een pitch uit bij een aantal eventbureaus. Ook ICP deed mee. Het bureau is al ruim 25 jaar actief binnen de media- en evenementenmarkt en heeft met de recente overnames van Eventfabriek en idtv+ nu nog meer expertise in huis op het gebied van evenementen en campagnes, voor zowel de profit- als non-profit markt.

"In 2022 namen we de organisatie van het sponsorevent 'The Ride for the Roses' over van het KWF", vertelt uitvoerend producent events Maarten Dekkers. "Het event komt oorspronkelijk uit Aalsmeer, midden in de bloemenregio. DFG is jarenlang hoofdsponsor en aanjager van het evenement geweest, dus het een nieuw leven werd ingeblazen, zochten we DFG weer op. Na de jaarlijkse editie van 'The Ride for The Roses' in september 2023, vernamen we van DFG dat ze in 2024 een jubileumevent wilden organiseren en dat ze bij een aantal partijen een pitch hadden uitgezet. Ik vroeg of we mee mochten pitchen."

Jan van Dam, CEO Dutch Flower Group

Concept

De pitch met het voorstel van ICP sloot goed aan op de vraag van DFG en het beeld dat het bedrijf zelf bij het event had. Maarten: "DFG is een familiebedrijf waarbij de historie van de meeste onderliggende bedrijven verder terug gaat dan 25 jaar. Het was belangrijk dat de rijke geschiedenis en de samenhang tussen alle bedrijven centraal stond. We hebben er bewust voor gekozen om dicht bij DFG te blijven; waar ze voor staan en wat ze belangrijk vinden, om zo het familiegevoel en de trots over te brengen. Daarnaast wilde DFG tijdens het jubileumevent terugblikken op de resultaten van de afgelopen 25 jaar en vooral vooruitkijken naar hoe de komende 25 jaar eruit gaan zien. De sierteelt heeft de afgelopen jaren een flinke ontwikkeling meegemaakt, waaronder op het gebied van digitalisering. Op basis hiervan wilden we de focus leggen op drie elementen. 'Today' omvatte het idee van samenkomen en het 25-jarig bestaan vieren met elkaar. 'Tomorrow' bestond uit DFG Talks, een paneldiscussie met ver-schillende stakeholders uit het bedrijfsleven en de sierteeltsector om samen naar de toekomst te kijken. 'Future' had betrekking op het pionieren. Hiervoor droegen we het idee aan van een keynote spreker gericht op AI-ontwikkelingen en welke impact dit op de sierteelt gaat hebben. Het voorstel sloot goed aan op de wensen van DFG, maar bovenal gaf de persoonlijke klik met het team van ICP de doorslag om met elkaar verder te gaan."

Locatie en aankleding

Wat betreft de locatie had DFG zelf een voorkeur voor een industriële venue in de buurt van Aalsmeer en met voldoende parkeerplaatsen. Half februari kon het team van ICP met de uitwerking aan de slag. "Na een bezoek aan SugarFactory koos DFG zelf voor deze locatie, omdat dit een mooie en verrassende locatie voor hun doelgroep zou zijn. Dat sloot goed aan bij de sfeer van het event. Wat betreft de aankleding ontkwamen we natuurlijk niet aan bloemen. Een vaste arrangeur van DFG kleedde de hal aan met prachtige en bijzondere bloemen en planten, waardoor de hele locatie voor alle deelnemers een warm en vertrouwd gevoel uitstraalde. Alle bloemen en planten waren namelijk afkomstig van de eigen DFG-bedrijven. Bovendien geurde hierdoor de hele hal ook fantastisch, wat gelijk ook weer meer 'sfeer ademde' in het hele event. Omdat SugarFactory diverse zuilen in de middenfabriek heeft, konden we de bloemen en het podium mooi uitlichten. Verder was er een photobooth waar de deelnemers konden poseren met hostesses verkleed als bloem en de letters van DFG."

Marcel Zandvliet, CMO|CSO bij Dutch Flower Group met de vier panelleden

Uitdaging

De invulling van de paneldiscussie was een leuke uitdaging. "Tijdens de registratie hebben we twee vragen aan de gasten gesteld over discussieonderwerpen die zij relevant vinden. Uiteindelijk was er een flinke lijst met antwoorden. Gezien de beperkte tijd voor de discussie moesten we een goede balans zoeken tussen de ontwerpen, de panelleden en de interactie met het publiek om het interessant en boeiend te houden. Uiteindelijk hadden we een goede selectie van panelleden, waardoor er tijdens het event mooie discussies en gesprekken ontstonden met verschillende invalshoeken."

Opbouw in één dag

De voornaamste uitdaging in het organisatieproces was de opbouw van het event op de dag zelf. "Dit was allemaal op één dag gepland waardoor we te maken hadden met een strakke planning. Er was dus een goede voorbereiding nodig om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen. Vanwege deze planning was een andere uitdaging het afstellen van alle lichten om de bloemenwand achter het podium goed uit te laten komen. Hier gaat toch meer tijd inzitten dan je van tevoren denkt. Uiteindelijk zorgde de strakke opbouwplanning op de dag zelf er ook voor dat we beperkt de tijd hadden voor een technische doorloop, waardoor er dus geen tijd was voor een generale repetitie. Ook hiervoor was een goede voorbereiding van belang. Desalniettemin zorgde dit er wel voor dat iedereen extra scherp was op de dag zelf en uitdagingen nog sneller werden getackeld."

Splash Drums

Energizer

Tijdens het event waren meer dan 400 gasten aanwezig, voornamelijk partners van DFG zoals kwekers, leveranciers en andere stakeholders uit de sierteeltsector, maar ook directies en MT's van de DFG-bedrijven. "Na de inloop en de openingsvideo blikte CEO Jan van Dam kort terug op de totstandkoming van DFG en benadrukte vooral de betekenis van bloemen en planten in het leven van mensen. Demissionair minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Liesje Schreinemacher sprak daarna de deelnemers toe. DFG levert met een jaaromzet van 2,3 miljard euro namelijk een belangrijke bijdrage aan de Nederlandse export." Vervolgens vond de paneldiscussie DFG Talks plaats met een klant van DFG, een afgevaardigde vanuit de financiële wereld, vanuit Glastuinbouw Nederland en een grote veredelaar, geleid door CMO Marcel Zandvliet. "Na deze zit kwam er een energizer in de vorm van een percussieband die vanuit alle hoeken van de verduisterde middenfabriek ineens begon op te treden. Zij hadden speciale glow in the dark trommels met daarin lampen. Wanneer er een laagje water op de trommels staan, krijg je bijzonder waterspettereffecten. De akoestiek van de locatie zorgde ervoor dat het getrommel overal goed te horen was."

Vervolgens was het aan TEDx-spreker Christiaan Kromme om in te zoomen op de invloed van AI op de sector. "Christaan had diverse voorbeelden van AI-ontwikkelingen in de sierteeltsector. Zo worden de online bestelde boeketten samengesteld door middel van AI. Ook biedt het mogelijkheden om de productielijn te automatiseren. Ten slotte kwam CEO Jan van Dam terug op het podium en werd er met een glas bubbels geproost op 25 jaar DFG en de toekomst. Ook werd bekend gemaakt dat de giften die DFG heeft ontvangen als cadeau, gedoneerd zouden worden aan goede doelen die zij ondersteunen via hun Dutch Flower Foundation." Het event werd afgesloten met een walking diner. "DFG had zelf een bepaald beeld bij het menu. Het was een combinatie van foodtrucks en een walking diner met fine dining, van sushi tot barbecue."

Walking Dinner

Vertaalapp

Omdat er een aantal internationale gasten aanwezig zou zijn en het event Nederlandstalig was, gebruikte het team van ICP een speciale vertaalapp. Maarten: "Het aantal niet-Nederlandse gasten was klein, waardoor een tolkservice of iets dergelijks buiten proportie zou zijn ten opzichte van de hoeveelheid mensen die er baat bij zou hebben. Bovendien zit je dan redelijk vast aan de taal van de tolk. Met de vertaalapp was het event nog steeds uitnodigend voor de buitenlandse gasten. Tijdens het event zagen zij op eigen smart device precies wat er op het podium werd gezegd en zij konden dit na het evenement ook teruglezen. De gasten die hier gebruik van hebben gemaakt, waren hier zeker over te spreken. Voor slechthorenden was ook Nederlandse ondertiteling beschikbaar, waardoor het event voor iedereen toegankelijk was. Wel is het belangrijk dat het geluid voor iedereen die op het podium spreekt goed is, zodat de app dit kan oppakken en direct kan vertalen."

Persoonlijke accenten

Maarten en zijn collega's kijken tevreden terug op het event. "Voor dit project hebben we bewust gekozen om met veel specialistische partners (cateraar, techniek, meubilair, entertainment, locatie) te werken in plaats van één alleskunner. Hierdoor konden we elk element van het event gepaste aandacht geven en goed afstemmen op de wens van de opdrachtgever. Het was een combinatie van een informatief netwerkevenement met een feestelijk tintje ter ere van het 25-jarig jubileum. Het event sloot bovendien goed aan bij wat DFG is en hoe de genodigden DFG kennen. De persoonlijke accenten door het hele programma heen zorgden voor verbinding tussen alle gasten en een gemoedelijke sfeer."

Ook DFG was volgens Maarten blij met event. "DFG heeft veel positieve reacties ontvangen tijdens en na afloop van het evenement. De samenwerking tussen ICP en DFG verliep heel prettig; het was een mooie combinatie van onze eventexper-tise en creativiteit en hun kennis over alle genodigden en de relevante onderwerpen die in de branche spelen. Dit resulteerde in een prachtig jubileumevenement dat in alle opzichten de essentie van DFG weerspiegelt. Ik verwacht dat we bij een volgend event van DFG zeker weer mee mogen pitchen."