Vier tips bij het inrichten van een vergaderruimte

De vergaderruimte is de plek waar de beste ideeën horen te ontstaan. Waar men samenkomt om te brainstormen of problemen op te lossen. Helaas is de vergaderruimte bij veel bedrijven nog altijd een relatief saaie ruimte. Het woord ‘vergaderen’ roept bij veel medewerkers al weerstand op. Uren doorbrengen in een ruimte waar weinig inspiratie te vinden is. Ellenlange gesprekken voeren, zonder echt een goede uitkomst te krijgen. Hoog tijd om daar verandering in te brengen. Vergaderen hoeft namelijk niet saai of zinloos te zijn. Met behulp van de volgende vier tips bij het inrichten van een vergaderruimte wordt het juist een feestje.

1.      De juiste basis
Allereerst is het belangrijk om naar de basis van de ruimte te kijken. Hierbij besteden we aandacht aan de verlichting. Goede verlichting is van essentieel belang om efficiënt te kunnen vergaderen. Een led paneel is een prima keuze om zacht en inspirerend licht in de ruimte te brengen. Het is een feit dat mensen productiever zijn bij de juiste verlichting. Daarom des te belangrijker om hier de juiste keuzes in te maken.

Daarnaast is het ook belangrijk om op de inrichting te letten. Welke meubels zijn er aanwezig? Zijn ze comfortabel? Bieden ze voldoende comfort om gedurende langere tijd op te zitten? Lichamelijke ongemakken kunnen in de weg staan van een effectieve brainstormsessie. Vraag gerust aan jouw medewerkers wat zij nodig hebben om comfortabel te kunnen zitten. Ze betrekken bij dit proces, kan heel veel goeds opleveren.

2.      De beste voorzieningen
De ruimte moet uiteraard ook gewoon praktisch zijn. Dat betekent dat deze van alle gemakken voorzien is. Het is bijvoorbeeld erg storend als er een slechte wifi-verbinding is of als apparaten niet werken zoals ze horen te werken. Zorg er ook voor dat alle medewerkers een stopcontact kunnen gebruiken. Zo zijn er geen problemen met laptops die tussentijds uitvallen. Er zijn speciale tafels verkrijgbaar waar stekkerdozen in verwerkt kunnen worden. Dat kan direct een hoop problemen oplossen.

3.      Denk outside the box
Een vergaderruimte hoeft echt niet saai te zijn. Durf daarom eens outside the box te denken. Hoe zou je de ruimte op kunnen vrolijken? Hoe kan je er een inspirerende ruimte van maken? Denk bijvoorbeeld aan kleurgebruik, maar ook aan accessoires. Zeker bij creatieve beroepen is het belangrijk dat je de geest prikkelt. In een kale ruimte is weinig inspiratie te vinden.

Bedenk ook goed dat vergaderen niet altijd aan een tafel hoeft te gebeuren. Wellicht kun je wel een heerlijke relaxruimte met zitzakken maken. Vergaderen in een informele setting doet soms wonderen.

4.      Catering
Heb je een lange vergadering gepland? Zorg er dan ook voor dat het voor de medewerkers hier prettig vertoeven is. Bijvoorbeeld door catering te regelen. Een heerlijke lunch om op te laden en weer met volle energie en enthousiasme aan het werk te gaan.
 
Afbeelding van Pexels via Pixabay 
 

Tags: